5 Habilidades Que Necesitás Para Convertirte en un Event-Planner Exitoso

 

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Si estás contemplando una carrera como planificador de eventos, ya sea como profesional independiente o con una empresa de planificación de eventos, te corresponde asegurarte de que podrás adaptarte bien a la función. Los planificadores de eventos más exitosos tienen un impresionante conjunto de habilidades. A continuación, se incluyen cinco herramientas de planificación de eventos de las que dispondrás regularmente y que pueden hacer o deshacer tu éxito.

Sé muy organizado

En la planificación de eventos, el éxito está en los detalles. ¡Y hay muchos! Mantener un registro de numerosas tareas, de múltiples proveedores y cambiar constantemente las listas de tareas a la vez; mientras mantenes a tu cliente contento, puede ser un desafío para algunos y desalentador para otros. Ser altamente organizado es una necesidad para la planificación exitosa de eventos.

(…) Los planificadores de eventos pueden gestionar un evento a la vez o estar en las etapas de planificación de varios eventos simultáneamente. Algunos eventos, como las conferencias anuales, llevan más de un año de planificación, por lo que los organizadores de eventos deben mantenerse organizados a largo plazo. Abundan las herramientas de organización para los planificadores de eventos, desde software que rastrea el registro hasta plantillas para formularios y hojas de cálculo. Una lista de verificación de planificación de eventos que se personaliza para cada evento es una de las herramientas de planificación de eventos más valiosas, independientemente de tu capacidad de organización natural. Así que descubrí un sistema organizativo que funcione para vos, porque esta es una de las habilidades de planificación de eventos más importantes que podes tener.

Sé agradable

¿Qué tienen en común todos los eventos? la gente. Los planificadores de eventos exitosos son agradables, atractivos, buenos conversadores y excelentes oyentes. La planificación de eventos es una profesión social en la que el resultado, el evento en sí, es un grupo de personas, grande o pequeño. Comprender a las personas y disfrutar de hablar con ellas es parte del trabajo. No significa que, como organizador de eventos, pasarás la mayor parte del día en los almuerzos de los clientes y tomarás cócteles en eventos sociales. La planificación de eventos es un trabajo arduo y gran parte se gasta en un escritorio con un teléfono o una computadora, pero un comportamiento personal es imprescindible cuando se aborda alguna de estas tareas comunes a la planificación de eventos:

  • Negociaciones con hoteles.
  • Discutir menúes con gerentes de catering.
  • Reuniones con los vendedores.
  • Presentaciones de tus ideas de eventos a un posible cliente.
  • Networking en cualquier momento y en cualquier lugar.
  • Supervisión del personal del evento.
  • Trabajar en tu evento e interactuar con invitados y trabajadores.

En la vida diaria, la mayoría de nosotros recordamos a las personas agradables y serviciales con quienes interactuamos, y esa interacción puede hacer que la experiencia sea mucho más constructiva para ambas partes. Las claves del éxito son saber cómo relacionarse con diferentes personalidades, cómo conectarse con alguien y hacer una impresión positiva.

(…)

Escuchá y comunIcÁte claramente

Excelentes habilidades de comunicación son esenciales en muchas profesiones. En la planificación de eventos, la falta de comunicación puede provocar numerosos problemas tanto para el organizador de eventos como para el cliente, y un simple malentendido puede tener resultados catastróficos. Por lo tanto, la capacidad de escuchar es crucial para que puedas comprender las necesidades del cliente. (…)

Sé creativo

Los planificadores de eventos exitosos tienen ideas, muchas de ellas. Y con esa creatividad viene la capacidad de transformar la idea en algo tangible. Incluso los planificadores pueden tomar una visión y darle vida. Desde el desarrollo de un tema único para una fiesta hasta la creación de una solución de decoración asequible que se adapte a un presupuesto reducido, la creatividad es esencial al planificar un evento. La creatividad también juega un papel en la resolución de problemas. Ser capaz de pensar creativamente para desarrollar soluciones a los problemas puede impactar positivamente el éxito de su evento.

Aprendé a realizar tareas múltiples

En las distintas etapas del proceso de planificación de eventos, hay numerosas tareas que administrar. Es posible que estés negociando un contrato de hotel, reuniéndote con un cliente para hablar sobre posibles oradores invitados; a su vez necesitás reservar un servicio de catering, entrevistar a los vendedores de alquileres y explorar opciones de entretenimiento. Y eso es sólo para un evento. (…) Los planificadores de eventos exitosos necesitan saber cómo realizar múltiples tareas de manera efectiva y mantener muchos aspectos del evento avanzando simultáneamente, sin dejar caer la pelota en ninguna de estas tareas.

El éxito en la planificación de eventos radica en la capacidad de priorizar y concentrarte en cada tarea (…) sin distraerte por otras cosas o abrumarte por las numerosas cosas que requieren tu atención.

Mantenerse calmado, concentrado y flexible son atributos del planificador exitoso.

 

Fuente: https://www.thebalancesmb.com/successful-event-planning-skills-4051976
edición y Traducción: Equipo EIDEC – IMÁGENES: ROCKNROLLBRIDE.COM